Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych

Data wejścia w życie: 28 sierpnia 2026 r.

§1. Strony i przedmiot umowy

1.1. Niniejsza umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, zwana dalej „Umową”, zostaje zawarta w rozumieniu art. 28 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) pomiędzy Administratorem danych, w imieniu którego działa Właściciel Konta, a Runde Sp. z o.o. z siedzibą w Zielonej Górze, ul. Racula-Ireny Kosmowskiej 16, 66-004, KRS 0000934008, NIP 9731081638, REGON 520495513, zwaną dalej „Podmiotem przetwarzającym”. Pojęcia pisane wielką literą, które nie zostały zdefiniowane w Umowie, mają znaczenie nadane im w Regulaminie.

1.2. Administratorem danych osobowych Pacjentów wprowadzanych do Serwisu jest, zgodnie z Polityką prywatności, odpowiednio Specjalista korzystający z Konta indywidualnego albo podmiot prowadzący Placówkę, do której należy Konto Placówki. Pracownik posiadający dostęp do Konta Placówki przetwarza dane Pacjentów w imieniu Administratora danych i nie jest stroną Umowy. Podmiot przetwarzający przetwarza powierzone dane wyłącznie w imieniu i na udokumentowane polecenie Administratora danych, którym jest w szczególności korzystanie przez niego z funkcjonalności Serwisu.

1.3. Umowa zostaje zawarta z chwilą zaakceptowania jej treści w Serwisie przez Właściciela Konta. Data i godzina akceptacji są rejestrowane przez Podmiot przetwarzający i stanowią potwierdzenie zawarcia Umowy.

1.4. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową stosuje się postanowienia Regulaminu oraz Polityki prywatności LogopedicPRO.

§2. Zakres, charakter i cel przetwarzania

2.1. Powierzenie obejmuje przetwarzanie danych osobowych Pacjentów Administratora danych oraz ich przedstawicieli ustawowych (opiekunów prawnych).

2.2. Kategorie powierzonych danych osobowych obejmują:

1. a) Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, data urodzenia,
2. b) Dane kontaktowe: adres zamieszkania, numer telefonu, adres e-mail,
3. c) Dane szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO: dane dotyczące zdrowia zawarte w dokumentacji terapii, w tym wywiady, diagnozy, notatki z zajęć oraz pliki załączone przez Administratora danych,
4. d) Dane dotyczące wizyt, płatności i rozliczeń prowadzonych w Serwisie.

2.3. Celem przetwarzania jest wyłącznie świadczenie na rzecz Administratora danych usług Serwisu, tj. udostępnienie narzędzia do prowadzenia dokumentacji terapii, kalendarza wizyt, komunikacji z Pacjentami oraz rozliczeń.

2.4. Charakter przetwarzania obejmuje: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, porządkowanie, modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, przesyłanie oraz usuwanie danych, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celu wskazanego w pkt 2.3.

2.5. Podmiot przetwarzający nie wykorzystuje powierzonych danych do własnych celów, w szczególności nie prowadzi na ich podstawie działań marketingowych ani nie udostępnia ich osobom trzecim poza przypadkami opisanymi w §4.

§3. Czas trwania przetwarzania

3.1. Powierzenie obowiązuje przez czas korzystania przez Administratora danych z Serwisu, tj. od chwili akceptacji niniejszej Umowy do chwili usunięcia Konta.

3.2. Po zakończeniu świadczenia usług Podmiot przetwarzający, zgodnie z wyborem Administratora danych, zwraca mu wszelkie powierzone dane, usuwa je wraz z istniejącymi kopiami albo poddaje je nieodwracalnej anonimizacji i zachowuje w postaci uniemożliwiającej identyfikację osób, których dane dotyczą. Dane zanonimizowane przestają być danymi osobowymi w rozumieniu RODO. Powyższe nie narusza obowiązku dalszego przechowywania danych, jeżeli wynika on z przepisów prawa.

3.3. Serwis nie udostępnia funkcji samodzielnego eksportu danych. Administrator danych może w każdej chwili zwrócić się do Podmiotu przetwarzającego o wyeksportowanie prowadzonej dokumentacji, przesyłając żądanie na adres e-mail: kontakt@logopedic.pro. Nie ogranicza to praw wynikających z przepisów.

§4. Podpowierzenie przetwarzania

4.1. Administrator danych wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Podmiot przetwarzający z usług dalszych podmiotów przetwarzających (podprocesorów) w zakresie niezbędnym do świadczenia usług Serwisu.

4.2. Na dzień zawarcia Umowy Podmiot przetwarzający korzysta z usług obejmujących:

1. a) Hosting aplikacji i infrastrukturę serwerową,
2. b) Hosting bazy danych,
3. c) Przechowywanie plików załączanych do dokumentacji,
4. d) Wysyłkę wiadomości e-mail oraz wiadomości SMS do Pacjentów,
5. e) Monitorowanie błędów i stabilności aplikacji,
6. f) Obsługę płatności za Subskrypcję Serwisu,
7. g) Synchronizację spotkań z Kalendarzem Google, jeżeli Użytkownik włączy tę funkcję.

4.3. Podmiot przetwarzający zapewnia, że każdy podprocesor jest związany obowiązkami ochrony danych odpowiadającymi obowiązkom określonym w niniejszej Umowie, i ponosi wobec Administratora danych pełną odpowiedzialność za wypełnienie tych obowiązków.

4.4. Podmiot przetwarzający informuje Administratora danych o zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia podprocesorów, umożliwiając wyrażenie sprzeciwu. Aktualna lista dostawców, z których korzysta Podmiot przetwarzający, jest wskazana w Polityce prywatności LogopedicPRO i udostępniana również na żądanie zgłoszone na adres kontakt@logopedic.pro.

4.5. Przekazanie danych do państwa trzeciego następuje wyłącznie przy zapewnieniu podstawy prawnej przewidzianej w rozdziale V RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim poziomie ochrony, EU–US Data Privacy Framework albo standardowych klauzul umownych.

§5. Obowiązki Podmiotu przetwarzającego

5.1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do:

1. a) Przetwarzania danych wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora danych, chyba że obowiązek przetwarzania nakłada na niego prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego,
2. b) Zapewnienia, by osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub podlegały ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy,
3. c) Podjęcia środków bezpieczeństwa wymaganych na mocy art. 32 RODO,
4. d) Pomocy Administratorowi danych w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, w wykonaniu ich praw określonych w rozdziale III RODO,
5. e) Pomocy Administratorowi danych w wywiązywaniu się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO, z uwzględnieniem charakteru przetwarzania oraz dostępnych mu informacji,
6. f) Udostępniania Administratorowi danych informacji niezbędnych do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO.

§6. Bezpieczeństwo przetwarzania

6.1. Podmiot przetwarzający wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku, w szczególności: szyfrowanie transmisji danych, kontrolę dostępu opartą na rolach, rozdzielenie danych poszczególnych placówek, regularne kopie zapasowe oraz rejestrowanie zdarzeń w systemie.

6.2. Dostęp do powierzonych danych mają wyłącznie osoby, którym jest to niezbędne do utrzymania i rozwoju Serwisu, w zakresie wynikającym z powierzonych im obowiązków.

6.3. Administrator danych odpowiada za zabezpieczenie danych dostępowych do Konta oraz za zakres uprawnień nadanych Pracownikom w ramach Konta Placówki.

§7. Naruszenia ochrony danych osobowych

7.1. Podmiot przetwarzający zgłasza Administratorowi danych każde naruszenie ochrony powierzonych danych osobowych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 24 godzin od jego stwierdzenia.

7.2. Zgłoszenie zawiera opis charakteru naruszenia, kategorie i przybliżoną liczbę osób których dotyczy, opis możliwych konsekwencji oraz środków zastosowanych lub proponowanych w celu zaradzenia naruszeniu.

7.3. Obowiązek zawiadomienia organu nadzorczego oraz osób, których dane dotyczą, spoczywa na Administratorze danych.

§8. Kontrola i audyt

8.1. Administrator danych ma prawo do przeprowadzenia audytu przestrzegania niniejszej Umowy, po uprzednim zawiadomieniu Podmiotu przetwarzającego z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.

8.2. Audyt odbywa się w godzinach pracy Podmiotu przetwarzającego, w sposób nienaruszający tajemnicy przedsiębiorstwa oraz bezpieczeństwa danych innych klientów Serwisu.

8.3. Podmiot przetwarzający może wykazać spełnienie swoich obowiązków poprzez przedstawienie aktualnych certyfikatów lub wyników audytów przeprowadzonych przez niezależny podmiot.

§9. Odpowiedzialność

9.1. Podmiot przetwarzający odpowiada za szkody spowodowane przetwarzaniem powierzonych danych wyłącznie w zakresie, w jakim nie dopełnił obowiązków nałożonych przez RODO bezpośrednio na podmioty przetwarzające lub działał wbrew zgodnym z prawem poleceniom Administratora danych.

9.2. Administrator danych odpowiada za legalność powierzonych danych, w tym za posiadanie podstawy prawnej ich przetwarzania oraz za wypełnienie obowiązku informacyjnego wobec Pacjentów.

§10. Postanowienia końcowe

10.1. Zmiana treści Umowy wymaga poinformowania Administratora danych oraz ponownej akceptacji w Serwisie.

10.2. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy RODO, ustawy o ochronie danych osobowych oraz Kodeksu cywilnego.

10.3. Kontakt w sprawach dotyczących powierzenia przetwarzania danych: kontakt@logopedic.pro.